Schüleraufnahme

Die Aufnahme neuer Kinder (Schüler) an einer privaten Bildungseinrichtung (Alternativschule / Statutschule) ist ein wesentlicher Kernprozess, da:

• Die Haupteinnahmen basieren in großem Maß auf der Anzahl der betreuten Kinder (Schulgeld)
• Ein positives Budget hängt stark vom Betreuungsschlüssel ab - wenn etwa das pädagogische Konzept einen Betreuungsschlüssel von z.B. 10 Kindern auf eine Lehrkraft beruht, so ist es budgetär sehr nachteilig, wenn in Gruppen z.B. nur 5 Kinder von einer Lehrkraft betreut werden.
• Es ist sehr wichtig, dass primär Kinder bzw. Familien aufgenommen werden, die auch zu der Einrichtung passen, d.h. ein gute Kinderbetreuung prognostizierbar ist.

Kritische Punkte beim Aufnahmeprozess sind in der Regel folgende:

• In die Aufnahme von Kindern / Familien sind oftmals viele Personen eingebunden (Pädagogen, Schulleitung, Vorstand) - der Prozess muss also so gestaltet sein, dass ein gutes kollaboratives Arbeiten möglich ist
• Der Prozess muss gut strukturiert und logisch schlüssig sein: Wenn der Prozess Fehler enthält, sind Konflikte vorprogrammiert
• Die Kinderaufnahme muss rechtzeitig erfolgen, ansonsten kann sich leicht das folgende bzw. ein ähnliches Szenario ergeben:
  • Es gibt Anfang Sommersemester eine lange Warteliste von potentiellen Kandidaten, es entsteht dadurch der Eindruck, dass es genügend Interessenten und somit volle Gruppen im nächsten Jahr geben wird
  • Die Aufnahme für das nächste Jahr verschleppt sich aus verschiedenen Gründen in Richtung Mai/Juni (z.B. weil noch Schnuppertage abgewartet werden, weil das Tagesgeschäft wichtiger scheint, der Prozess nicht gut aufgesetzt ist usw.)
  • Einzelne Kinder springen ab, bzw. es stellt sich beim Schnuppern heraus, dass sie nicht schulreif sind (bzw. gut betreut werden können)
  • Der Vorstand besteht aus budgetären Gründen auf eine volle Gruppe
  • Die Warteliste wird im Juni durchtelefoniert - jedoch haben alle Interessenten bereits einen anderen Schulplatz gefunden
  • Es bleiben somit entweder Plätze frei (= budgetäres Problem) oder es werden "Problemfälle" aufgenommen, die später zu Konfliktsituationen führen, die sich bisweilen über Jahre ziehen.

Ein funktionaler Aufnahmeprozess kann jedenfalls als kritischer Erfolgsfaktor für die Einrichtung gesehen werden - speziell für Schulen.

(In Kinderhäusern hat der Aufnahmeprozess in der Regel weniger Tragweite, da Kinder leichter unter dem Jahr kommen und gehen können nur das letzte "Kindergartenjahr" verpflichtend ist.)

Im folgenden wird ein Aufnahmeprozess skizziert, wie er an einer Alternativschule implementiert sein kann:

Abbildung der Aufnahmeprozesses im SVS

Der genaue Ablauf des Aufnahmeprozesses im SVS ist nicht fix vorgegeben, um verschiedene Szenarien an verschiedenen Einrichtungen abbilden zu können.

Es wird daher jedenfalls angeraten, den Aufnahmeprozess vor der Abbildung im SVS in einer Form ähnlich wie oben skizziert durchzustrukturieren und festzuhalten.

Darüber hinaus ist im Prozess auch festzuhalten, welche Prozessschritte in welcher Form im SVS festgehalten werden.

Im SVS gibt es das Konzept von sogenannten "Aktivitäten", die den Stammdaten des Kindes zugeordnet werden können. Aktivitäten sind Ereignisse, die - wie die blauen Kästchen im abgebildeten Diagramm oben - durchlaufen werden müssen. Hierbei sind verschiedene (typische) Aktivitäten im SVS vordefiniert und im Grund selbsterklärend sind:

• zum Infoabend einladen
• Infoabend eingeladen
• Infoabend besucht (Mutter)
• Infoabend besucht (Vater)
• Einzelgespräch eingeladen
• Einzelgespräch erfolgt
• Schnuppertag
• Schulvertrag gesendet
• Schulvertrag unterschrieben
• Kaution bezahlt
• Einschreibegebühr bezahlt
• Anzahlung eingezahlt
• Sonstige

Je nach dem vorweg definierten Prozess kann nun bei dem jeweiligen Kind eingetragen werden, wann welche Aktivität durchgeführt wurde, etwa wie am folgenden Screenshot:

Die Aktivitäten sind nun chronologisch in den Stammdaten des Schülers ersichtlich:

In den Stammdaten des Schülers gibt es neben den Aktivitäten unter der Rubrik "Status" den Punkt "Status des Aufnahmeprozesses".

Je nach Fortschritt im Aufnahmeprozess, d.h. den erfolgten Ereignissen/Aktivitäten kann nun der Status des Aufnahmeprozesses verändert werden. Auch hier schlägt das SVS einige typische Szenarien vor, die je nach Prozess gewählt werden können und wie folgt verwendet werden können:

• Vorgemerkt: Es wurde noch keine Entscheidung getroffen, ob das Kind aufgenommen wird, oder nicht
• Vor Vertragsabschluss: Das Kind soll aufgenommen werden, es fehlen aber noch Formalitäten (Schulvertrag usw.)
• Warteliste: Es gibt nicht genügend freie Plätze, eine kleine Auswahl von Kindern wird auf eine Warteliste geschrieben
• Zurückgezogen: Die Eltern haben von ihrer Seite den Aufnahmeprozess abgebrochen
• Abgelehnt: Das Kind wurde aus nicht näher definierten Gründen abgelehnt
• Abgelehnt - kein Platz: Das Kind wurde abgelehnt, weil es zu wenig freie Plätze gab
• Abgelehnt - Problemfall: Das Kind wurde abgelehnt, weil es an der Einrichtung nicht gut betreut werden kann
• Angemeldet - Alle Verträge sind unterschrieben, das Kind ist angemeldet

Es wird empfohlen, einzutragen, warum der Aufnahmeprozess abgebrochen wurde, damit - falls sich herausstellt, dass Kinder auf der Warteliste nicht verfügbar sind - auf passende Kinder zurückgegriffen werden kann.

Abarbeitung des Aufnahmeprozesses

Für das Tagesgeschäft ist es nun wichtig herauszufinden, was im Aufnahmeprozess alles zu tun ist. Hierfür empfiehlt es sich, z.B. unter dem Menüpunkt "Schüler -> Schüleraufnahme -> In Aufnahme" die Liste nach dem Status des Aufnahmeprozesses zu gruppieren:

Anschließend können mit dem Filter die Aktivitäten eingegrenzt werden:

Dabei ist folgendes zu beachten:

• Die vordefinierten Filter für die Aktivitäten sind positiv formuliert, d.h. es gibt nur die Möglichkeit, zu filtern, welchen Kinder welche Aktivitäten zugordnet sind. Sofern man wissen will, welche Kinder welche Aktivitäten nicht zugeordnet haben, müssen einen eigenen Filter definieren.
• Wenn mehrere Aktivitäten ausgewählt sind, werden diese "Oder-verknüpft". Das heißt, es werden z.B. alle Kinder angezeigt, welche die Aktivität "zum Einzelgespräch eingeladen" oder "Schnuppertag" zugeordnet haben. Die Möglichkeit einer "Und-Verknüpfung" existiert derzeit leider keine.

Mit diesen Tools ist es möglich, effizient festzustellen, was bei welchem Kind noch zu erledigen ist.

-- HermannHimmelbauer - 21 Feb 2021