Erstellung des Budgets

Nachdem in dem Prozess der Budgeterstellung die Eckpunkte des Budgets geklärt sind, kann mit der Erstellung bzw. Kalkulation des Budgets begonnen werden.

Grundsätzlich gilt bei der Budgetierung zu bedenken: Die Erstellung des Budgets ist immer eine Abschätzung bzw. Prognose. Daher sind im SVS viele Punkte auch relativ flexibel gelassen, es geht weniger darum, auf "Heller und Pfennig" exakte Budgets zu erstellen, sondern solche, die wahrscheinlich sind und von denen man ausgehen kann, dass sie auch halten. Budgeterstellung hat auch viel mit Erfahrung zu tun - d.h. dem Wissen, welche Parameter sich eventuell ändern könnten und welche nicht. Im Zweifelsfall wird empfohlen, eher den "worst case" anzunehmen, da sich dadurch Budgets ergeben, die nicht überzogen werden. Wenn am Ende einer Periode nicht das ganze Budget verbraucht wurde, können Rücklagen aufgebaut werden oder Investitionen getätigt werden, wird das Budget überschritten, hat dies zumeist unangenehme Konsequenzen.

Die Erstellung eines komplett neuen Budgets ist im SVS relativ aufwendig, weshalb empfohlen wird, ein bestehendes Budget zu duplizieren und anschließend anzupassen.

Einstellungen / Konfiguration

Die ersten beiden Elemente des Budgets dienen nur zu Übersicht, gearbeitet wird in dem Punkt "Einstellungen", was etwa wie folgt aussieht:

In den Einstellungen "Allgemein" gibt es verschiedene Felder, die folgende Bedeutung haben:

• Budget Name: Name des Budgets, unter dem dieses dann in der Liste aufscheint
• Kommentare: Kommentare zu dem Budgets, ebenfalls in der Liste sichtbar. Es ist förderlich, solche Kommentare einzufügen, damit man in der Liste leicht erkennen kann, was die Idee / Eckpfeiler dieses Budgetentwurfs sind.
• Schuljahr: Das Schuljahr, für welches das Budget entworfen wird
• Datum Anfang / Ende: Von wann bis wann das Budget gilt, in der Regel Beginn / Ende des Schuljahres.
• Stichtag: Dieser Stichtag bezieht sich auf die Berechnung der Einnahmen aus den Schulgeldern und sollte auf den Beginn des Schuljahres gesetzt werden, damit auch wirklich alle Kinder in die Berechnung einbezogen werden, die zu diesem Stichtag angemeldet sind.
• Stundenplan: Hier ist der Dienstplan (Stundenplan) auszuwählen, für welchen die Personalausgaben errechnet werden sollen.

Wichtig ist hierbei, dass Änderungen der Schüler unter dem Jahr oder aber neue Dienstpläne keine Änderungen des Budgets erwirken. Es gibt derzeit (noch) keine Möglichkeit, diese Änderungen zu berücksichtigen bzw. vergangene Jahre "durchzukalkulieren".

Unter "Optionen" können diverse weitere Parameter für das Budget eingestellt werden:

• Die Geringfügkeitsgrenze für die Berechnung von SV Beiträgen
• Die Höchstbeitragsgrundlage für die Berechnung von SV Beiträgen
• Eine Auswahl, ob Anwärter (Schüler) mit dem Aufnahmestatus "vor Vertragsabschluss" inkludiert werden sollen, oder nicht: Grundsätzlich ist ein Kind erst dann "fix", wenn der Vertrag unterschrieben wurde. Allerdings kann man in den meisten Fällen davon ausgehen, dass diese - wenn der Aufnahmeprozess gut gelaufen ist - auch unterschrieben werden.

Weiter unten können nun die Schulgelder eingestellt werden:

Die Schulgelder sind bewusst einem Budget zugeordnet und werden nicht im SVS selbst global gespeichert, damit es möglich ist, Budget-Szenarien mit verschiedenen Schulgeldern durchzukalkulieren. Es müssen für jede Schulstufe (nicht jede Gruppe!) Schulgelder angegeben werden. Folgende Eingaben sind notwendig:

• Schulgeld (sinnvollerweise bereits indexangepasst)
• Anzahl der Monate, in denen Schulgeld bezahlt werden muss (zumeist 12 oder 10 Monate)
• Der Stundenpreis für die Nachmittagsbetreuung, damit diese errechnet werden kann
• Die Monate für die Nachmittagsbetreuung (zumeist 10 Monate, keine NMB in den Ferien)
• Geplante Schüler: Wie viele Schüler für eine Schulstufe geplant sind, um in der Übersicht eine Ist-/Soll Rechnung durchführen zu können

In vielen Alternativschulen ist es üblich, Geschwistern einen Rabatt einzuräumen. Dieser kann (und sollte) eingestellt werden, um diesen Rabatt im Budget zu berücksichtigen.

Wichtig: Damit der Geschwisterrabatt herausgerechnet werden kann, ist es unbedingt notwendig, dass bei den Stammdaten der Kinder die Eltern richtig angegeben sind.
Bei neuen Schulen ist der Geschwisterrabatt mit Bedacht zu wählen, da Geschwister erst im Lauf der Zeit eintreten und dann das Budget über die Jahre signifikant schmälern können.

Einnahmen / Ausgaben

Als nächsten Punkt können nun Budgetposten (die Einnahmen und Ausgaben) definiert werden, was in etwa wie folgt aussieht:

Bevor neue Einträge angelegt werden, ist der Kontenrahmen zu definieren - sieh hierzu KontierungKontenplan. Wichtig ist dabei, dass auf ein Konto mehrere Einträge gemacht werden können.

Folgende Spalten sind auszufüllen:

• Name: Ein Name für den Budgetposten
• Die Berechnungsgrundlage: Hier wird ausgewählt, wie dieser Budgetposten berechnet wird. Nach der Auswahl wird die entsprechende Zahl / Summe direkt angezeigt, die für die Berechnung verwendet wird. (Siehe dazu Erläuterungen unten)
• Faktor: Dieser Faktor wird auf die zuvor angezeigte Zahl angewendet. Folgendes kann im Dropdown danach ausgewählt werden, um einen korrekten €-Betrag zu errechnen:
  • (Kein Wert): Ist zu verwenden, wenn die Zahl davor bereits ein vollständiger Betrag ist, zumeist wird der Faktor dann auf "1" gestellt
  • €: Damit wird aus einer Zahl mit einem Faktor ein Betrag (z.B. bei Anmeldegebühr: € 70.- * Familien)
  • %: Damit kann von einem Betrag ein Prozentwert errechnet werden
• Berechnet pro: Hier kann der Anwendungszeitraum ausgewählt werden, dieser sollte nicht leer gelassen werden, möglich ist hier:
  • Jahr: Der Betrag gilt für das gesamte Jahr
  • Semester: Der Betrag gilt für ein Semester (pro Jahr gibt es 2 Semester, somit wird der Betrag verdoppelt)
  • Monat: Der Betrag gilt für die danach angegebene Anzahl von Monaten
• Konto: Das Konto, auf welches gebucht werden soll
• Kommentar: Ein freies Textfeld

Nach diesem Schema sind alle Einnahmen und Ausgaben zu definieren. Nach Möglichkeit sind automatisierte Berechnungsgrundlagen zu verwenden, um sich die Arbeit zu erleichtern.

Berechnungsgrundlage

Die Berechnungsgrundlage ist der Schlüssel für die automatisierte Berechnung von Budgetposten im SVS folgende Möglichkeiten stehen derzeit zur Verfügung:

Berechnungsgrundlage	Beschreibung	Anwendungsfall	Kommentar
Schüleranzahl	Alle Schüler, bzw. Schüler jeder einzelner Schulstufe	Materialbeitrag, Mittagessen, Förderungen,
Familien	Anzahl der Familien	Mitgliedsbeitrag Verein
Neu aufgenommene Schüler	Anzahl neu aufgenommener Schüler	Anmeldegebühren
Fixer Betrag	Beliebiger Fixer Betrag	Sämtliche Ein- und Ausgaben, für welche keine automatisierte Berechnung möglich ist
Nachmittagsbetreuung	Die Einnahmen aus der Nachmittagsbetreuung	Berechnung Einnahmen Nachmittagsbetreuung
Personalkosten	Jahresgehälter aller Angestellten, Brutto, ohne Lohnnebenkosten	Gehälter
Beitragsgrundlagen SV	Jährliche Beitragsgrundlagen Sozialversicherung aller Mitarbeiter	SV-Beiträge (SV, DB, BV, ...)
Schulgelder	Schulgelder aller Klassen bzw. jeder einzelner Schulstufe	Einnahmen aus Schulgeldern	Sinnvollerweise werden im Budget die Schulgelder für jede Schulstufe einzeln angelegt.

Details und Spezialfälle

Typische Details / Spezialfälle und ein passender Umgang damit wären wie folgt:

• Indexanpassung: In der Regel sind Schulgelder, sowie Gehälter, aber auch alle anderen Ausgaben indexangepasst. Dabei ist es so, dass Indexanpassungen von Gehältern zu Jahreswechsel passieren, während Schulgeldanpassungen in der Regel zu Schulbeginn einsetzen. Nachdem die Indexanpassung der Gehälter zum Zeitpunkt der Budgeterstellung noch ungekannt ist, kann sie auch noch nicht exakt prognostiziert werden. Grundsätzlich werden sich die Indexanpassungen der Ein- und Ausgaben aufheben.
  Nachdem die Schulgelder jedoch bereits mit Indexanpassung eingegeben werden, die Gehälter aber nicht, empfiehlt es sich, eine Indexanpassung auf die Gehälter als Ausgabe zu buchen (Personalkosten / Jahresghälter, %-Wert von z.B. 2%)
• Schülerabgänge: Wenn vorauszusehen ist, dass sich aus Abgängen von Schülern Einbußen bei den Einnahmen ergeben, können diese als Fixbetrag berücksichtigt werden.
• Spontanbetreuung (Nachmittag): Kann nicht automatisiert errechnet werden, wird ebenfalls als Fixbetrag geschätzt eingegeben.

-- HermannHimmelbauer - 25 Mar 2021